Créer un publipostage avec Word - un guide
La fonction de lettre type dans Word est certainement l'une des fonctions les plus populaires dans le traitement de texte. Si vous vous y êtes un peu familiarisé, vous pourrez facilement créer des centaines de lettres en quelques clics à l'avenir.
Le chemin vers le document de masse
La lettre type se compose de deux parties, le document principal - qui est généralement le même pour tous les destinataires, et les données individuelles des destinataires individuels. Trois clics de souris suffisent pour accéder au menu de droite.
- Sélectionnez d'abord l'élément de menu "Consignation" dans l'onglet Word.
- Ouvrez ensuite le sous-menu dans le groupe "Démarrer la fusion et le publipostage".
- Pour vos premières lettres types, vous devez vous confier à "Mail Merge Assistant".
L'Assistant Fusion et publipostage de Word - une aide utile pour vos premières tentatives
- Vous devez d'abord choisir un type de document dans l'Assistant Fusion et publipostage - dans notre cas, «lettres».
Le document de départ - la base de votre lettre type
Le document de départ ou principal est la lettre réelle à laquelle vous ajouterez ultérieurement la liste des destinataires. Encore une fois, vous avez le choix entre différentes options:
- Vous poursuivez votre travail avec le document Word déjà ouvert.
- Vous sélectionnez un modèle et le modifiez selon vos besoins.
- Vous ouvrez une lettre qui a déjà été créée.
La liste des destinataires - la partie la plus importante des documents de série
Avec des listes de destinataires bien structurées, vous vous épargnerez beaucoup de travail à l'avenir. Par conséquent, vous devez prendre quelques minutes à l'avance et réfléchir soigneusement aux combinaisons de données qui conviennent le mieux à vos besoins. Devrait-il y avoir plusieurs listes ou une seule et quelles données doivent être enregistrées dans chaque cas. Plus vous planifiez à l'avance avec précision, plus les lettres types seront lisses plus tard. L'assistant de fusion et publipostage vous donne accès à diverses sources de données:
- Vous sélectionnez une liste de destinataires existante.
- Vous accédez à vos contacts Outlook.
- Vous créez maintenant une nouvelle liste.
Les dernières étapes - les pièces individuelles deviennent la lettre de série
Après avoir sélectionné les bons composants, il vous suffit de les assembler dans une lettre type.
- Tout d'abord, placez le bloc d'adresse à l'endroit prévu dans votre document.
- Faites de même avec la ligne d'accueil.
- C'est généralement suffisant, mais vous pouvez bien sûr ajouter d'autres champs si vous le souhaitez. Lorsque vous avez inséré tous les champs, votre lettre type est prête.
Vous trouverez bien sûr non seulement la fonction de lettre type dans MS Office, mais aussi dans d'autres packages bureautiques, comme Open Office ou Libre Office. Ces instructions ont été créées avec Word 2010.