Outlook: créer une liste de diffusion à partir d'une feuille de calcul Excel - comment cela fonctionne
Dans cette astuce pratique, nous allons vous montrer comment créer une liste de diffusion à partir d'une table d'adresses Excel dans Outlook.
Étape 1: ajuster la liste d'adresses Excel pour la liste de distribution Outlook Mail
Avant de pouvoir importer votre liste de contacts dans Outlook, vous devez d'abord la préparer. Sinon, Outlook ne peut pas gérer votre feuille de calcul. L'exemple suivant est basé sur Office 2007, les différences avec Office 2010 sont mentionnées dans le texte. Nous expliquerons à nouveau les différentes étapes dans la galerie de photos ci-dessous.
- Sélectionnez toutes les lignes et colonnes que vous souhaitez insérer.
- Dans le ruban sous "Formules", vous trouverez l'élément "Définir les noms".
- Ici, vous pouvez nommer vos enregistrements de données marqués (voir photo). Par exemple, choisissez un nom comme "Contacts" et cliquez sur OK.
- Enregistrez votre liste en tant que fichier "xls" ou en tant que csv. Outlook peut ne pas "comprendre" le nouveau format xlsx.
- Votre liste d'adresses est maintenant prête à être importée dans Microsoft Outlook. Fermez maintenant Excel.
Étape 2: intégrer le tableau Excel dans Outlook
Vous pouvez maintenant importer vos coordonnées dans Outlook comme suit:
- Outlook 2007: Ouvrez l'onglet "Démarrer" et cliquez sur "Importer / Exporter ...". Dans Outlook 2010, vous pouvez accéder à la boîte de dialogue "Importer" via "Fichier | Ouvrir".
- L'assistant d'importation / exportation s'ouvre. Dans la liste, sélectionnez "Importer à partir d'autres programmes ou fichiers" et cliquez sur "Suivant".
- Dans la fenêtre suivante, sélectionnez "Microsoft Excel". Cliquez sur "Suivant" pour confirmer votre entrée.
- Allez dans "Parcourir ..." et sélectionnez la liste Excel précédemment enregistrée. Si vous souhaitez éviter les doublons de la liste en cours de création, vous devez également cocher l'option "Ne pas importer les doublons".
- Sélectionnez "Contacts" comme dossier de destination.
- Marquez la ligne "Importer des contacts dans le dossier: Contacts". Si vous avez attribué un nom différent à la première étape, celui-ci sera affiché à la place de "Contacts". Cliquez ensuite sur "Map (custom) fields".
- Sur le côté gauche, vous pouvez maintenant voir vos valeurs dans le tableau. Maintenant, affectez-les aux champs sur le côté droit à l'aide du glisser-déposer. Un exemple: vous affectez le nom "Tony Stark" au champ "Nom". L'adresse e-mail associée se trouve dans la section "E-mail". Vous pouvez bien sûr également attribuer d'autres valeurs telles que l'adresse, le numéro de téléphone, le fax, etc.
- Confirmez votre entrée avec Ok et cliquez sur "Terminer".
- Vous avez maintenant importé votre liste d'adresses d'Excel dans Outlook.
Étape 3: créer une liste de diffusion
Il ne vous reste plus qu'à créer une liste de distribution. Dans les versions plus récentes d'Outlook, cette liste est appelée "groupe de contact".
- Sous "Fichier", accédez à "Nouveau" et sélectionnez "Liste de distribution" (Outlook 2007). Dans Outlook 2010, vous créez une liste de distribution via l'entrée "Contacts" (en bas à gauche) puis dans la barre de menu "Nouveau groupe de contacts".
- Cliquez sur "Sélectionner les membres" et sélectionnez "Contacts" à droite de la grille du carnet d'adresses.
- Vous pouvez maintenant ajouter n'importe quel nombre de contacts importés à la liste. Confirmez votre choix avec Ok.
- Vous pouvez maintenant nommer la liste de distribution. Confirmez votre entrée avec "Enregistrer et fermer".
Remarque: cette astuce pratique a été réalisée avec Excel 2007 et Outlook 2007. Selon la version, les étapes individuelles peuvent différer légèrement des instructions.
Cette astuce pratique explique comment configurer un deuxième fuseau horaire dans Outlook.