Calendrier Outlook: gérer les rendez-vous - les meilleurs conseils

Souhaitez-vous gérer plus facilement vos rendez-vous dans le calendrier Outlook? Nous vous montrons les meilleurs conseils pour mieux organiser vos rendez-vous Outlook.

Astuce 1: invitez les participants à un rendez-vous Outlook

Si vous prévoyez une réunion, vous pouvez inviter les participants souhaités directement via le rendez-vous Outlook créé. Pour ce faire, procédez comme suit:

1. Basculez vers la vue du calendrier Outlook et ouvrez un nouveau rendez-vous avec le bouton "Nouveau rendez-vous".
2. Vous pouvez maintenant laisser un message aux participants dans le champ de texte, qui apparaîtra ensuite dans l'invitation par e-mail.
3. Dans le menu "Démarrer", cliquez sur "Inviter des participants" sous "Participants".
4. Saisissez les adresses e-mail de tous les participants.
5. Vérifiez à nouveau l'heure et la date et cliquez sur "Envoyer".
6. Si vous modifiez ensuite l'heure, la date ou les participants, vous pouvez envoyer à nouveau les informations à tous les participants ou uniquement aux nouveaux participants.

Astuce 2: Partagez le calendrier sans rendez-vous privés

Pour faciliter la planification des rendez-vous avec vos collègues, vous devez partager vos calendriers les uns avec les autres.

1. Dans la vue calendrier, vous trouverez une liste de vos calendriers ("Mes calendriers") sur la gauche. Faites un clic droit sur le calendrier que vous souhaitez partager.
2. Sous l'élément "Partager", choisissez "Partager le calendrier".
3. Un e-mail s'ouvre avec les options de partage. Saisissez maintenant les adresses e-mail de tous les collègues qui devraient avoir accès à votre calendrier. Dans le même temps, vous pouvez également demander que les calendriers de vos collègues soient publiés.
4. Sous "Détails", vous pouvez déterminer le montant que les invités peuvent voir dans votre calendrier. Par exemple, l'option "Seulement disponibilité" affiche uniquement les rendez-vous bloqués sans plus d'informations sur la réunion respective.
5. Si nécessaire, ajoutez un texte d'information à votre invitation et cliquez sur "Envoyer".

Astuce 3: créer des rendez-vous de la série Outlook

Pour les réunions régulières, vous pouvez également créer une série de rendez-vous dans Outlook, par exemple pour les réunions hebdomadaires avec l'équipe:

1. Dans la vue rendez-vous du menu "Démarrer" sous "Options", sélectionnez le bouton "Type de série".
2. Définissez maintenant l'heure du rendez-vous pour la série.
3. Sous "Séries d'échantillons", vous définissez le rythme auquel le rendez-vous doit avoir lieu, par exemple hebdomadaire, mensuel ou annuel.
4. Sous "Durée de la série", vous pouvez définir une date de début à laquelle le rendez-vous a lieu pour la première fois, ainsi que le nombre de répétitions.

L'astuce présentée fait référence à Microsoft Outlook Professional Plus 2013 en connexion avec un serveur Microsoft Exchange. Dans d'autres versions, les éléments de menu peuvent varier. Dans d'autres conseils pratiques, nous expliquons comment exporter votre calendrier Outlook vers un autre programme de messagerie ou comment supprimer les anciennes entrées de calendrier.