Créer une lettre type avec Excel et Word
Vous pouvez également créer une source de données pour un publipostage Word à partir d'une feuille de calcul Excel. Créez un fichier Excel comme d'habitude et remplissez-le de données. Nous expliquons les étapes supplémentaires de cette astuce pratique à l'aide d'un exemple.
Fusion et publipostage Word avec Excel comme source de données
Pour l'exemple, créez d'abord un fichier Excel en fonction du graphique. Démarrez ensuite Word et suivez les instructions ci-dessous.
- Accédez à l'onglet "EXPÉDITIONS" dans Word.
- Cliquez sur "Sélectionner le destinataire" puis sur "Utiliser la liste existante".
- Dans la fenêtre de dialogue suivante, sélectionnez le fichier Excel que vous venez de créer et confirmez en cliquant sur "Ouvrir".
- Dans la fenêtre suivante, vous devez sélectionner le tableau dans le fichier Excel dans lequel les données sont disponibles. Dans ce cas, il s'agirait du tableau 1. Cochez "La première série de données contient des en-têtes de colonne" et cliquez sur "OK".
Insérer des champs de fusion et publipostage
Depuis que vous avez confirmé la boîte de dialogue précédente avec "OK", vous utilisez Excel comme source de données. Pour illustrer cela, ajoutez les champs de fusion et publipostage à votre fusion et publipostage comme suit.
- Revenez à l'onglet "EXPÉDITIONS" et cliquez sur "Insérer un champ de fusion". Les entrées de la liste déroulante correspondent aux en-têtes de colonne de votre fichier Excel.
- Mettez en place un petit bloc d'adresse en insérant d'abord le champ de fusion et publipostage "Prénom", puis "Nom" puis "Adresse" ci-dessous.
- Maintenant, cliquez à nouveau sur l'onglet "AFFICHAGES" sur "Aperçu des résultats".
Word vous montre maintenant la première entrée du fichier Excel. Pour la deuxième personne, cliquez sur la flèche bleue pointant vers la droite à droite du bouton "Aperçu des résultats". Avec ces flèches, vous pouvez parcourir tous les destinataires que Word a lus dans le fichier Excel. Cela a l'avantage que vous avez la lettre et la mise en page clairement et uniformément sur une page Word. Cela signifie que toutes les modifications sont immédiatement appliquées à tous les destinataires. Si de nouveaux destinataires sont ajoutés, vous pouvez simplement les ajouter au fichier Excel et ils sont déjà disponibles dans votre lettre type.
Ces instructions s'appliquent à Outlook 2010/2013. Vous pouvez trouver des conseils sur la mise en forme conditionnelle dans Excel ici.