Excel: créer des étiquettes
Avec Microsoft Excel, vous pouvez non seulement calculer des tableaux, mais également gérer des bases de données pour en créer des étiquettes. Ici, nous vous montrons un exemple de la façon d'imprimer des étiquettes d'adresse. Le même principe fonctionne naturellement avec d'autres enregistrements de données, que vous souhaitiez réécrire votre étagère à épices ou créer vos propres cartes de visite.
Nourrir Excel avec des données d'étiquette
Avant de commencer à créer vos étiquettes, vous avez d'abord besoin d'un tableau dans lequel toutes les informations que vous souhaitez imprimer sont stockées.
- Ouvrez Excel et créez un nouveau document.
- Entrez maintenant les en-têtes des colonnes individuelles dans la première ligne du tableau. Dans cette astuce pratique, nous nommons les champs avec le prénom, le nom, la rue, le numéro de la maison, etc.
- Saisissez maintenant les informations de chaque enregistrement individuel ligne par ligne dans votre tableau.
- Enregistrez la feuille de calcul et fermez Excel.
Créer des étiquettes dans Word
Pour créer des étiquettes à partir des enregistrements de données dans votre tableau Excel, utilisez la fonction de fusion et publipostage dans Word.
- Ouvrez Word et sélectionnez l'onglet "Mailings".
- Cliquez sur Étiquettes à l'extrême gauche, puis sur le bouton Options dans la boîte de dialogue Enveloppes et étiquettes qui s'affiche.
- Dans le menu déroulant sous »Fournisseur d'étiquettes«, sélectionnez le fabricant de vos feuilles d'étiquettes et dans la liste ci-dessous le numéro d'étiquette correspondant. Ces informations se trouvent sur l'emballage des étiquettes vierges et généralement également au dos des feuilles individuelles. Confirmez votre sélection en cliquant sur "OK".
- De retour dans la boîte de dialogue "Enveloppes et étiquettes", cliquez sur le bouton "Nouveau document" pour créer un modèle de document avec les dimensions d'étiquette sélectionnées.
- Dans votre nouveau document, sélectionnez à nouveau l'onglet "Expéditions", cliquez sur "Sélectionner le destinataire" et dans le menu déroulant sur "Sélectionner la liste existante" pour ouvrir votre tableau Excel avec les enregistrements de données.
- Sélectionnez ensuite la feuille de calcul dans laquelle se trouvent les enregistrements de données pertinents. Assurez-vous que la case à cocher »Première série de données contient des en-têtes de colonne« est activée et cliquez sur »OK«.
- Cliquez sur le champ "Insérer un champ de fusion" et Word ouvre une liste dans laquelle vous pouvez trouver vos en-têtes de colonne dans le tableau. Ajoutez toutes les informations requises par un double-clic et cliquez sur "Fermer".
- Organisez maintenant les champs insérés sur la première étiquette. Dans notre exemple, nous mettons un espace entre le prénom et le nom et un paragraphe avant le code postal.
- Dès que vous êtes satisfait du résultat, cliquez sur la petite icône "Mettre à jour les étiquettes" dans la zone "Ecrire et insérer des champs". Word applique désormais les champs de données pour toutes les étiquettes de la page.
- Vous pouvez vérifier à nouveau les étiquettes individuelles avant l'impression en cliquant sur le bouton "Aperçu des résultats".
- Cliquez sur le bouton "Terminer et fusionner" et dans le menu déroulant sur "Imprimer les documents".
- Confirmez dans la boîte de dialogue en cliquant sur "OK" que vous souhaitez imprimer tous les enregistrements de données.
- Insérez les feuilles d'étiquettes vierges dans votre imprimante et cliquez sur "OK".
Cette astuce pratique a été réalisée avec Office 2013, mais fonctionne également dans Office 2010. Soit dit en passant, avec Excel et Word, vous pouvez non seulement créer des étiquettes très facilement, mais aussi former des lettres. Nous allons vous montrer comment procéder ici.