Utiliser Excel comme base de données - comment cela fonctionne
Si vous n'avez besoin que d'une petite base de données sans requêtes complexes, vous pouvez également utiliser Excel comme base de données. Ainsi, vous économisez les coûts pour MS Office Access et pouvez toujours gérer vos données relativement bien.
Créer une base de données dans Excel
Dans notre petit exemple, nous créons une base de données fournisseurs.
- Une fois que vous avez réfléchi aux informations à gérer dans la base de données, répartissez judicieusement les données dans les colonnes.
- Si possible, vous devez toujours placer les données pour lesquelles vous souhaitez créer des requêtes dans une colonne distincte.
- Nous fournissons aux colonnes respectives des titres explicites tels que le nom du fournisseur, la rue, le code postal, la ville, la personne à contacter, le numéro de téléphone, le fournisseur depuis, le fournisseur pour, le délai de livraison, les remises, etc.
- Dans la première colonne, nous mettons un numéro de fournisseur interne. Pour que vous puissiez attribuer les numéros d'identification ultérieurement, il se compose d'une ou plusieurs lettres, selon le nombre de tables que vous souhaitez créer, puis d'un numéro séquentiel. Les lettres sont des abréviations pour les tableaux respectifs. Dans le tableau des fournisseurs, il s'agirait donc d'un L.
Les fonctions de base de données dans Excel
Dans Excel, vous ne pouvez pas créer de requêtes SQL aussi complexes que dans Access, mais la feuille de calcul possède également certaines fonctions de base de données.
- Pour accéder aux fonctions de la base de données, cliquez sur l'onglet "Formules".
- Sélectionnez le bouton "Insérer une fonction" dans le ruban.
- Sous "Insérer une fonction", vous trouverez l'option "Base de données" dans le menu déroulant de "Sélectionner une catégorie".
- Les fonctions de base de données disponibles dans Excel sont ensuite affichées sous "Sélectionner une fonction".
- Si vous cliquez sur les fonctions individuelles, vous recevrez une explication de l'utilisation de la fonction de base de données correspondante.