Créer des étiquettes pour le publipostage - comment cela fonctionne
La fusion et le publipostage peuvent vous faire gagner beaucoup de temps dans Word. Si vous envoyez des lettres, des invitations ou toute autre chose, vous apprécierez le publipostage. Nos instructions vous montrent exactement comment procéder.
Fusion et publipostage pour les étiquettes dans les instructions Word
Presque tous les packages Office vous offrent la fonction de fusion et publipostage - de Word à OpenOffice. La façon dont vous procédez exactement est très similaire pour les différents programmes. Nous montrons les étapes individuelles d'un publipostage à l'aide de l'exemple de Microsoft Office 2016.
- Avant de pouvoir utiliser le publipostage pour les étiquettes, vous devez effectuer un travail préparatoire: vous devez créer les adresses de votre publipostage dans une base de données Excel. Dans la base de données, vous enregistrez en continu les adresses pertinentes des clients, amis ou fournisseurs sur une seule ligne.
- Chaque élément a sa propre cellule: A1 = prénom, A2 = nom de famille, A3 = rue + numéro de maison, A4 = code postal, A5 = ville.
- Assurez-vous que la base de données est stratégique dès le départ. Plus vous planifiez habilement la structure de la base de données, plus vous pourrez l'utiliser plus tard. Comme pour les listes de diffusion, il est judicieux de créer des listes Excel pour certains groupes.
- En cas de doute, créez plus d'un champ de trop. Cela vous donne plus tard la possibilité d'utiliser la base de données Excel de différentes manières. Cela s'applique aux lettres types ainsi qu'aux étiquettes de formulaire ou aux petites évaluations.
- Astuce: si votre base de données devient un peu plus grande, il peut être utile de créer un masque dans Excel.
Étiquettes de sortie en tant que fusion et publipostage dans Word
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Lancez l'Assistant Fusion et publipostage
Fusion et publipostage: définissez le format des étiquettes
Fusion et publipostage des étiquettes: appeler la source de données
Étiquettes de fusion et publipostage: sélectionnez la base de données d'adresses Excel
Word vous propose un assistant de fusion et publipostage qui vous guidera tout au long du processus. Alternativement, vous pouvez bien sûr appeler manuellement les différentes étapes.
- Pour travailler avec l'Assistant Fusion et publipostage, accédez d'abord à l'onglet "Expéditions".
- Dans le ruban, accédez à la zone "Démarrer la fusion et publipostage" et cliquez sur l'icône du même nom. Dans le menu déroulant, vous trouverez le "Mail Merge Assistant" en bas.
- Dès que vous avez appelé l'assistant de fusion et publipostage, vous verrez le menu de l'assistant sur le côté droit de l'écran. Il vous suffit de suivre les étapes individuelles très confortablement.
- Sélectionnez d'abord le type de document. Dans notre cas, les étiquettes.
- Cliquez ensuite sur "Modifier la présentation du document" puis sur "Option d'étiquette". Dans le menu "Configurer les étiquettes", sélectionnez votre type d'étiquette.
- Après avoir défini le format d'étiquette approprié, sélectionnez votre source de données à l'étape suivante. Il s'agit de la base de données d'adresses Excel créée. Vous pouvez également utiliser votre base de données Access.
- En gros, vous avez presque fini maintenant. Tout ce que vous avez à faire est de spécifier quels champs de données doivent être inclus sur vos étiquettes de fusion et publipostage.
- Enfin, organisez les champs de données comme vous souhaitez qu'ils soient imprimés ultérieurement. Tout convient, lancez le publipostage.
Soit dit en passant, la création de lettres types dans Word est tout aussi simple que le publipostage pour les étiquettes.