Accéder au didacticiel: les bases expliquées

Souhaitez-vous créer une base de données avec Access pour la première fois? Dans ce didacticiel, nous expliquons les bases et les termes les plus importants d'Access Version 2010.

Structure d'une base de données Access

Outre les tables, des requêtes, des formulaires, des rapports, des macros et des modules sont utilisés dans Access.

Toutes les données sont initialement organisées en tableaux. Un tableau peut contenir des adresses ou des informations d'article, par exemple. Les données sont conservées dans des colonnes et des lignes.
Les lignes sont appelées enregistrements et les colonnes sont appelées champs.
Avec les requêtes, vous pouvez filtrer, combiner ou calculer les données contenues dans les tableaux. À cette fin, différentes tables sont connectées les unes aux autres via des relations si nécessaire.
Les données sont saisies par l'utilisateur respectif dans des formulaires. Les données peuvent également être consultées sous forme. Vous pouvez afficher des résultats de requête dans des formulaires.
Les rapports sont similaires aux formulaires et sont utilisés pour l'impression.
Les macros sont utilisées pour automatiser les processus de travail. Plusieurs actions, telles que les commandes de menu, peuvent être exécutées automatiquement l'une après l'autre.
Dans les modules, vous pouvez enregistrer des fonctions et des procédures que vous avez vous-même programmées à l'aide de VBA.

Concevoir une base de données Access

Une base de données démarre dans votre tête. Il est important de définir la structure à l'avance.

Pensez aux données (par exemple, articles, commandes, informations client) qui devraient contenir votre base de données.
Divisez les différentes dates en thèmes. Chaque sujet est ensuite enregistré dans un tableau séparé.
Déterminez quelles informations doivent être stockées dans chaque table. Dans un tableau contenant des articles, par exemple, vous avez besoin du nom de l'article, du numéro d'article et du prix comme en-têtes de colonne.
Pour éviter les enregistrements de données en double, définissez une clé dite primaire. Cela garantit que les données redondantes ne peuvent même pas apparaître. Pour les articles, le numéro d'article serait la clé primaire.
Définissez les relations entre les tables individuelles. Pour créer des requêtes à partir de différentes tables ultérieurement, les tables doivent être liées. Lors de la commande, par exemple, les numéros d'article sont également enregistrés. La relation entre la table Article et la table Commandes serait donc le champ Numéro d'article.

Vues dans une base de données Access

Vous avez toujours au moins deux types de vue différents pour chaque objet.

En mode Création, vous spécifiez les champs à utiliser et définissez les options. Vous concevez la vue dans des formulaires et des états.
La vue de la fiche technique montre le contenu des tableaux et les résultats des requêtes.
Pour les formulaires et les rapports, les données sont affichées dans la vue du formulaire ou du rapport.

Créer la première base de données Access simple

Le début de chaque base de données est la table.

Dans le menu Build, accédez au bouton Table Design.
Saisissez le nom des champs dans la colonne "Nom du champ". Nommez les champs, par exemple nom de l'article, numéro d'article, etc.
Ensuite, vous définissez le type de données. Dans le cas d'un nom d'article, le champ de texte est un bon choix. Access vous propose ici une sélection.
Si vous passez à la vue de la fiche technique, vous pouvez saisir des données de test.
Si vous avez créé plusieurs tables, définissez maintenant les relations entre les tables. Pour ce faire, sélectionnez le bouton "Relations" dans l'onglet "Outils de base de données".
Avec la souris, vous pouvez tracer une ligne entre les champs.
Pour afficher les données filtrées dans un formulaire ou un état, sélectionnez la commande "Conception de requête" dans l'onglet "Créer". Ajoutez une ou plusieurs tables à partir desquelles vous souhaitez utiliser des champs en cliquant sur.
Sélectionnez les champs que vous souhaitez utiliser dans les tableaux. Faites glisser un champ de la liste vers une colonne vide ou double-cliquez sur une entrée de la liste.
Si vous utilisez plusieurs tables, assurez-vous que vous avez correctement défini les relations.
Enregistrez la table.
Pour créer un formulaire, allez dans l'onglet "Créer" et sélectionnez "Conception du formulaire".
Cliquez ensuite sur "Ajouter des champs existants" dans le groupe "Outils". Sélectionnez maintenant les champs dans les tables ou la requête que vous venez de créer et placez-les dans le brouillon.
Vous avez maintenant créé votre première base de données simple dans Access.

Dans le prochain conseil pratique, vous découvrirez comment exécuter une requête de tableau croisé dans Access.