Créer un avis de vacances dans Outlook - voici comment
Définir un avis de vacances: dans Microsoft Outlook, vous pouvez répondre automatiquement aux e-mails entrants avec un avis de vacances si vous n'êtes pas disponible pendant une longue période. Nous allons vous montrer deux façons de configurer des avis de vacances.
1. Outlook: rapide à la note de vacances via "Réponses automatiques"
Si vous souhaitez configurer une note d'absence du bureau dans Outlook sans règles spéciales, cela peut être fait assez rapidement via "Réponses automatiques". Les instructions suivantes fonctionnent avec toutes les versions actuelles d'Outlook.
- Démarrez Outlook et cliquez sur l'onglet "Fichier" en haut à gauche.
- Sous "Informations sur le compte", cliquez sur le bouton "Réponses automatiques".
- Ici, vous pouvez sélectionner la période pendant laquelle la notification d'absence est envoyée. Pour ce faire, activez l'option "Envoyer des réponses automatiques" et définissez les dates de début et de fin. Si vous n'entrez rien ici, la réponse automatique sera envoyée immédiatement et "pour toujours".
- Si vous utilisez Outlook pour les entreprises, il est également judicieux de créer un rapport d'absence un peu plus détendu pour vos collègues ("À l'intérieur de mon organisation") et plus formel pour les contacts commerciaux ("À l'extérieur de mon organisation").
- Dans le texte, vous devez indiquer la date de fin de vos vacances ou votre absence. C'est également une bonne idée de nommer un représentant pour les notes de congé d'affaires que votre contact peut contacter pour les questions urgentes.
- Avec "OK", vous confirmez l'avis de vacances. Tous les e-mails de l'heure de début recevront désormais une réponse avec le texte que vous avez entré.
Exemple de texte pour les notes d'absence
- Vous pouvez formuler votre avis d'absence selon le schéma de la capture d'écran.
- Dans notre galerie d'images, vous trouverez également d'autres modèles de notes de vacances.
2. Définir l'avis de vacances Outlook en règle générale
Vous pouvez également utiliser une règle pour créer des notes d'absence. C'est un peu plus compliqué, mais cela vous permet également d'envoyer différents e-mails d'absence du bureau pour différents destinataires. Les instructions peuvent varier légèrement selon la version d'Office.
- Après avoir démarré Outlook, cliquez sur l'onglet "Fichier". La catégorie "Informations" doit déjà être sélectionnée ici.
- Cliquez sur "Gérer les règles et les notifications" ci-dessous. Une nouvelle fenêtre s'ouvre.
- Sous l'onglet "Règles de messagerie" se trouve l'élément "Nouvelle règle". Sélectionnez «Appliquer la règle aux messages que je reçois» ici.
- Dans ce qui suit, vous pouvez sélectionner les cas pour lesquels les expéditeurs (avec certains mots, par exemple) doivent envoyer l'avis de vacances. Si vous souhaitez que le message d'absence du bureau soit envoyé à tous les expéditeurs des e-mails reçus, sélectionnez "Via le nom du compte du compte" et choisissez le compte de messagerie souhaité (au cas où vous gérez plusieurs comptes avec Outlook).
- Dans la fenêtre suivante, sélectionnez ce qui doit arriver à l'e-mail reçu. Pour y répondre avec un modèle, vous devez cocher "répondez-y avec un modèle spécifique". Pour sélectionner le modèle (fichier Word), cliquez sur le texte bleu ("d'un modèle spécifique"). L'avis de vacances est maintenant actif.
Dans cette astuce pratique, vous pouvez lire comment configurer le transfert automatique des e-mails dans Outlook.